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會議服務流程


    總結我們提供會議服務的經驗,一般而言,您的會議確定以及成功舉行,大多經過以下幾個環節:
     1、策劃 我們提供會展企劃代理,告訴我們你的想法或者點子,我們為你提供可行性方案、會議回執,我們過去的成功經驗,都將成為您成功舉辦會議的基礎。
    2、咨詢 在此階段,我們將與委托方進行初步溝通,并就委托方的一些關心點提出預案供選擇、推薦合適的會議型酒店、餐飲場所及與預算相適應的菜譜、會議交通流程、接待流程等。
    3、考察 在雙方進一步取得互信后,我們會安排您或者您的代表到目的地考察我們為您提供的酒店、會議場地、環境、交通車輛及所需的設備細節等等,并在此階段就服務項目、服務流程、推進計劃、服務價格等內容進行深入探討,大致明確雙方的責任與義務。
    4、確定 這個時間需要的是耐心與細致——我們得一一推敲設想得流程及預案,盡可能把方案細化,然后以書面的形式確認雙方的權利、義務與責任,并簽署相關服務協議。
    5、執行 嚴格而又人性化地執行協議,將是雙方合作精神的高度升華。不管設想如何完美,任何計劃都是存在紕漏的,需要合作雙方本著合作的理念,拋開暫時的不合,以會展的圓滿結局為一致奮斗目標。在此期間,雙方需要口頭或書面承諾原來協議以外的服務視為協議的延伸,并臨時決定雙方簽字負責人,所有臨時往來允許采取事前商議、事后結算的方式執行。
    6、結算 雙方財務人員認真核對各類單據,嚴格按照協議執行核算。
    以下為相應的流程介紹
一. 會前: 1、與會議主辦方洽談,了解相關會議需求;
    2、提供會議所需要的航班、火車/汽車車次、住宿酒店、會議場所、交通等信息。并制定完備的會議預案書給會議方;
    3、一般性會議利用網絡傳送大量關于會議場地、住宿、餐飲、娛樂等方面的實景資料,讓會議方提前做到成竹在胸;
    3、如有需求,可派專人協助客戶實地考察會議舉辦地的吃、住、會議場地、游、娛樂等相關方面的情況;
    4、確定方案,簽訂合同,預付定金。

二. 會中 1、會議接待:專人負責機場,車站的禮儀、接站、公關等服務。提前在酒店、會議室擺放好歡迎條幅、歡迎牌、簽到臺、指示牌等;
    2、會前準備:準備好會議所需要的會議資料,會議用品,會議演講稿等會議相關物品;
    3、會議場所:專人到會議室檢查會議室條幅、燈光、音響、茶飲等;
    4、會議住宿:房間樓層及房間號確認,詢問是否有特殊要求;
    5、會議餐飲:用餐時間、用餐標準及其他特殊要求的安排;
    6、會議旅游:旅游線路行程、用車、導游等安排和確認;
    7、會議娛樂:娛樂消費形式、消費標準、娛樂地點的確認;
    8、會議禮品:會議禮品的采購、發放服務;
    8、會議服務:會議代表合影留念、為代表提供文秘服務及相關服務。
三. 會后 1、結帳:提供會議過程中的詳細費用發生明細及說明,專人與客戶進行核對并結帳;
    2、資料:會議后的資料收集,根據客戶要求制作會議通訊錄或花名冊;
    3、定期回訪和最新資訊反饋。

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