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會前的策劃與籌備
    無論是什么行業的企業或單位舉辦會議,不論籌劃此會議的籌劃者經驗是否豐富,單純站在舉辦方的立場與角度看問題,都會面臨各種問題:
    1. 需要做些什么 會議有各種類型,不同的會議需要不同的環境,召開會議是要達到一定的目的和目標。因此第一個重要步驟是收集方方面面的信息,通過收集這些信息可以制定出旨在完成手頭眾多工作的計劃。
    2. 由誰籌劃會議 從秘書到公司總裁,每個人多多少少都可能會參與會議的籌劃,只不過有人是專職從事這項工作,有的是兼任此職,此外還有其他職責。無論是專職還是兼職,最終結果,是使會議順利完成。他們的工作效率代表著主辦單位或公司的工作水平。
    會議籌劃者的職責:作為會議籌劃者,要負責去做各種各樣的工作。下列的各項工作能反映會議籌劃者這一角色的多面性。
    善于與人共事|善于注意小節|善于解決問題|善于與人協商|能夠管理會議財務事宜|熟悉酒店運作|能夠安排恰到好處的菜單|能夠熟練操作電腦|能夠熟練地與視聽服務公司打交道|能妥善接待貴賓和外國客人|熟知各種禮儀|行事果斷、執著
    會議籌劃者的任務:制定計劃,確定必須要做的事項以滿足會議的需要并達到會議確定的目標 制定會議議程 了解可供使用的場所和設施情況 選擇或提議合適的場所 檢查并比較各項設施 安排交通事宜 協調會務工作人員的活動 招收、培訓會務人員和廣告人員 制定可行預算或按既定預算安排有關工作 確定各項工作的時間安排 視察選定的場所和設施 與各有關方面進行接洽(運輸公司、旅行社、視聽服務公司) 確定印刷公司 安排食品、飲料有關事宜 討價還價 同會議發言人和各位貴賓進行聯系
    3. 主要會議類型 銷售會議:一般是為了宣布開始銷售某種產品或銷售期限。例如季度銷售會議,或者是對前一個銷售期間進行總結和表彰。
    年會:可以是公司股東大會,也可能是行業協會每年一次的會員大會。
    產品發布會:是為了向專業群體和消費者介紹和推廣某一新產品。
    研討會:是為了提供信息和討論該信息而舉辦的會議。研討會一般讓與會者相互交流并有意見反饋。
    專業會議:是就某個領域的問題進行討論、咨詢和交流信息而召開的會議。一般包括主會和討論問題、解決問題的小組會議。
    獎勵會議:是為了員工分銷商或客戶的出色工作表現進行表彰獎勵。
    培訓會議:一般要用至少一天,多則幾周時間開展培訓活動的會議。這類培訓需要有特定的場所,培訓內容高度集中,由某個領域的專業培訓人員教授,而且通過培訓要實現某些目的和目標。
    4. 會議籌劃步驟 確定會議的目的和目標、制定會議議程是會議的重心所在。會議的目標和目的有以下一些:
    # 培訓 # 通知 # 教育 # 探討問題 # 做決策# 引入新事物或介紹新人員# 激勵 # 開發 # 展示 # 促進與改善 # 解決問題# 討論如何贏利 # 贏利
    5. 在籌劃一個會議時,最好向上司、會議主辦人或會議主席對會議的目的和要求隨時保持溝通,如果意見相符,就可以做下一步的籌劃。 預計召開會議的日期;
    會議預計召開幾天;
    打算在什么地方召開會議;
    會議形式或程序是什么;
    需要多大的場地;
    以前開過這樣的會議嗎?結果如何;
    將有多少人到會;
    會議預算是多少;
    與會者對費用開支很在意嗎?
    打算選用什么級別的酒店和設施;
    打算選用最高級的房間標準是什么;
    誰來制作會議邀請函;
    會議需要向與會者打印相關資料嗎?
    會議的發言人有哪些?
    會議需要什么樣的視聽設備;
    需要食品、飲料的酒會、招待會有幾次;
    與會者可以攜帶家屬嗎?
    打算為與會者安排一些特別活動嗎?打算為與會者及其家屬安排一些特別活動嗎?是否打算為與會者的家屬安排一些特別活動嗎?
    有誰來承擔這些活動的費用。

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